Umsetzung
Zu Beginn schuf IVS-Media eine GUI über Microsoft Access und entwickelte die Business-Logik auf Access-Basis (Visual Basic). Danach kam die Schnittstellenprogrammierung von MS SQL, Orbis und Orbis SQL.
Das besondere Highlight ist ein von IVS-Media ausgeklügeltes Prozessdiagramm, das dafür sorgte, dass Rechnungen dezentral erstellt und von der Buchhaltung gedruckt und versendet werden können.
Bei erteilten Einzugsermächtigungen kann eine DTA-Datei erzeugt und online zur Bank hochgespielt werden. Auch der Rechnungsausgang wird elektronisch überprüft.
Bei fehlenden Zahlungseingängen nach Fristüberschreitungen empfängt die Abteilung/der Mitarbeiter, welcher im direkten Kundenkontakt steht, eine Information, um vor dem eigentlichen Mahnlauf den Kunden nochmals zu kontaktieren. Die Buchhaltung ist stets mit dem System über die Kommunikation zwischen Kunde und Mitarbeiter informiert und kann bei fruchtlosem Verlauf die Mahnstufe setzen. Die Mahnschreiben werden hier ebenfalls über das System generiert.
Wichtig hierbei ist die Informationstransparenz für die Buchhaltung und des Mitarbeiters gleichermaßen gewesen, so dass der Abrechnungsprozess optimiert werden konnte.